Wie ist euer Workflow bzgl. Buchhaltung

[RobtheTop]

Hallo Leute.

Ich hoffe, ich habe eine richtige Überschrift gewählt, mir fiel sonst nichts anderes ein.

Ich stehe kurz vor dem "opening" und nun stellen sich mir ein paar Fragen, was den Ablauf bzgl. meiner Buchführung angeht.
Vielleicht könnt ihr mir ein paar Tipps geben, wie ihr das macht, denn je mehr ich darüber nachdenke, desto größer wird der Knoten in meinem Kopf.

Ich frage mich die ganze Zeit, wie ich das mit den Steuern mache.
Mache ich die Buchführung selbst, oder lager ich diese aus?
Welches Programm werde ich nutzen?
Muss ich das alles händisch machen, oder lässt sich das automatisieren?

Vielleicht kurz zum aktuellen ist Zustand:
Mein Template steht, die Hardware steht und auch sonst ist alles, bis auf ein paar Kleinigkeiten soweit, dass ich den Startknopf drücken könnte.
Also...
Bestelle ich jetzt meine Ware beim Händler - Ich bekomme eine Rechnung
Dann kommen die Bestellungen über den Shop rein...
Heute: 10 Bestellungen
Morgen: 30 Bestellungen
Übermorgen auch
USW.

Am Ende des Monats habe ich hier ca. 900 Ausgangsrechnungen liegen und 5 Rechnungen von Lieferanten.
(Das soll nur ein Beispiel sein)

Und was genau mache ich jetzt damit? 
bzw. wie handhabt ihr das?
Ich bekomme das gerade nicht in meinen Kopf, wie der Buchhalterische Workflow dazu aussehen könnte.
Das Backend liefert eigentlich alles um die Bestellungen abzuarbeiten und zu verschicken, d.h. der Verkaufsprozess lässt sich wunderbar abarbeiten, aber wie soll ich das mit der FiBu machen?
Ich hoffe ihr versteht mein Problem.
Weiß nicht, wie ich es anders beschreiben soll. 

Bei einer kleinen Firma die am Tag 5 Rechnungen schreibt, kann man die Buchführung am Ende des Tages machen.
Zack, mal eben 5 Posten eintippen und fertig, aber wie gehe ich damit um, wenn alle 5 Minuten 3 Bestellungen eingehen?
Ich habe mir auch schon verschiedene Programme angesehen, (Lexware, meinBüro, etc) aber ich weiß nicht, ob das die richtigen dafür sind, denn meistens verbirgt sich dahinter eine eigenständige WAWI die aber wiederum nicht mit modified kompatibel sind, des weiteren bieten viele Kundenverwaltung, Rechnung schreiben, Mahnwesen etc. an und ich bin nicht sicher, ob das Sinn macht solche Programme zu kaufen, wenn es mir nur um die FiBu geht. Und falls doch, stellt sich mir dennoch die Frage, wie ich am ende des Tages 100 Eingangsrechnungen händisch verbuchen soll.

Einige schütteln gerade sicher mit dem Kopf, aber seid bitte gnädig.
Ich habe die letzten Monate kaum etwas anderes gemacht als am Template gefeilt.
Ich danke euch.

Linkback: https://www.modified-shop.org/forum/index.php?topic=41937.0

[Q]

Mache er eine Weiterbildung bei z.B. der IHK oder gebe er alles dem Steuerberater und fragt den, wie er es haben will. Mit den aktuellen Vorkenntnissen im betriebswirtschaftlichen Handeln - eigentlich Teil der weiterführenden Schulen/Ausbildung - dürfte das Eis sehr schnell dünn werden.

[RobtheTop]

Grundlegend hast du Recht, aber ich ja kein Steuerberater werden. Mir geht es eher darum es für den Anfang weitestgehend allein zu machen. Ich weiß das ich um einen Steuerberater nicht herum komme, ich will den Workflow im Vorfeld aber gern verstehen. Den Aufwand verstehen, etc.

Du sagst, ich soll den Steuerberater für Fragen, wie er es haben will.
Meine Frage wäre jetzt, wie könnte er es denn haben wollen?
Lege ich ihm am Ende des Monats 2000 Ausgangsrechnungen vor die Nase?
Oder digital? Falls digital, wo und wie bekomme ich die Daten aus dem Backend?

Ich habe gerade so viele Fragen im Kopf 😅

[DerNachbar]

Ich habe seit 11 Jahren einen Steuerberater dafür. Der zieht sich über Datev alles von der Bank und Paypal raus, ich lade alle eingangsrechnungen in die cloud und er verarbeitet es online. Ist gold wert jemanden dafür zu bezahlen. Wenn der aufwand Klein ist, wird auch die rechnung Des steuerkasper kleiner ausfallen. Wächst das alles, wirds auch teurer, da aufwändiger. In zeiten wo es richtig brummte und es noch nicht online ging, sondern per papier, kam der Steuerberater in unsere Büros, hat seinen arbeitsplatz da gehabt einmal im Monat und hat dort den ganzen tag rechnungen sortiert und gebucht.

Der Steuerberater will natürlich keine 2000 Ausgangsrechnungen. Die sind ihm egal. Er hat seine Buchungskonten für Zahlungseingänge von Bank, Paypal etc und sieht ja den Umsatz dort und bucht deine Ausgaben (Eingangsrechnungen) gegen. Die muss er dann auch haben. Dann weiss er was für steuern gezahlt werden müssen und gut ist.

Ausgangsrechnungen Können erst bei Prüfungen interessant werden. Ich hatte 3 in 11 Jahren und da wollte aber auch keiner Ausgangsrechnungen sehen. Wenn dein betrieb unauffällig ist, wollen die auch weniger sehen als du denkst.

[RobtheTop]

Wunderbar. Ich danke dir
Du hast mir sehr geholfen.
Ich habe wirklich gedacht, dass ich im Zweifelsfall mit Bergen von Akten zum Steuerberater muss und dieser dann jede einzelne Rechnung gegen den Zahlungseingang prüft und erst dann verbucht, etc.
Mir ist bzw. war der Aufwand nicht bewusst, da ich mich nie damit befasst habe, aber deine Nachricht beruhigt mich sehr.
Vielen lieben Dank.

Wenn es generell noch etwas zu beachten gibt, bitte ich euch, dass nochmal kurz zu erläutern.
Natürlich werde ich mit einem Steuerberater Kontakt aufnehmen, wollte aber gerne im Vorfeld schon etwas vorbereitet sein, was den Aufwand angeht und wissen was auf mich zu kommen könnte.

Eine Frage vielleicht noch vorab.
Kannst du oder sonst jemand etwas über Kosten eines Steuerberaters sagen?
Nur so Pi Mal Daumen...
Klar wächst der Betrag mit steigenden Aufwand, aber nur damit ich eine ungefähre Richtung habe, denn ich denke, dass es auch bei den Steuerberatern Unterschiede gibt bzw. auch bei denen einen gewissen Wettbewerb gibt.

Nochmal vielen lieben Dank.

[RobtheTop]

Vielleicht eins noch.

Bei der Internetrecherche habe ich einige steuerberaterdienste und verschiede Software gefunden.

Kann jemand davon irgendetwas oder jemanden empfehlen?
Die Auswahl ist ja wirklich riesig.
Oder sollte ich lieber jemanden vor Ort nehmen um auch persönlichen Kontakt pflegen zu können?
Welche Erfahrungen habt ihr gemacht?
Vielen Dank nochmal.

[uptrender]

Eine Wawi ist v. a. für die Lagerhaltung sinnvoll. Ab einem gewissen Umschlag und Artikelmenge ist ein automatischer Bestellvorschlag (Langsam-/Schnelldreher) und daraus automatisch erstellte Lieferantenbestellungen sinnvoll. Ebenso eine Möglichkeit beim Wareneingang die gelieferten mit den bestellten Mengen abzugleichen und gleichzeitig zu verbuchen, sowie ein Packmodul bei dem man mit einem Tablet durchs Lager läuft und die Wawi dazu die richtigen Versandaufkleber erzeugt ist dann Gold wert.

Für die einfache Buchhaltung in der EÜR kann ich EasyCash & Tax empfehlen. Meiner Ansicht nach gibt es nichts besseres und es ist sogar gratis: https://www.easyct.de

Auch wenn es Steuerberater immer gerne verneinen, kann man die Summe des Rechnungsausgangs-Journals (alle gleichartig / gleiche Steuersätze) als Summe verbuchen. Das RA-Journal ist nämlich Teil deiner Buchhaltung und quasi ein Unterbuch.

Eingangsrechnungen werden einzeln verbucht, es gibt ja dazu kein Journal. Umsatzsteuer-Voranmeldungen machst du per Knopfdruck aus dem Programm, ebenso wie die Jahresmeldung und die EÜR selbst. Gewerbesteuer-Erklärung ist in 1 Minute via Elster erledigt. Eingangs- & Ausgangszahlungen werden automatisch von Bank- & PayPalkonten eingelesen.

Gerade am Anfang kann man sich den nicht unerheblichen Kostenfaktor Steuerberater (eher Listenverwalter & Scherge des Finanzamts) sparen. Wenn man sich von Anfang an etwas mit der Materie beschäftigt, klappt das ganz gut und man kennt seine betrieblichen Abläufe einfach besser. Diesen Einblick verwässert dir ein Steuerberater gerne mit BWAs und Zahlenwerken, aus denen du eh nicht wirklich sinnvolles herauslesen kannst.

Just my 2 Cents & keine Rechtsberatung,

Gruß Mike

[RobtheTop]

Danke dir.
Ich schaue mir die Software Mal genauer an.

[Viol]

Lies Dir das zunächst mal durch: https://www.arbeitstipps.de/gob-und-gobd-grundsaetze-ordnungsgemaesser-buchfuehrung-sicher-anwenden.html
Und einen Kurs in Buchhaltung zu machen, dürfte immer hilfreich sein. Diese Buchungsvorgänge zu durchschauen, hilft jedem Selbständigen auch in der Arbeit mit einem Steuerberater.
Dann solltest Du Dir ein genaues Anforderungsprofil erstellen.
Eine Software, die z.B. die Bestellungen aus dem Shop holt, in Rechnungen umwandelt, automatisch monatliche Umsatzssteuervoranmeldungen macht, einen DATEV Export zum Steuerberater, evt. noch ein Bestellwesen hat und dazu noch die GOBD Gründsätze einhält, könnte von Vorteil sein. Die Software sollte man sich vorher genau ansehen, ob sie zum einen dem Anforderungsprofil entspricht und zum anderen auch mit wachsen kann.

[RobtheTop]

Danke dir.
Ja, an eine Software die das weitestgehend kann habe ich auch gedacht, aber leider gibt es auf dem Markt anscheinend keine Software die anständig mit modified zusammenarbeitet. Jedenfalls habe ich keine gefunden. Es ist immer irgendetwas was nicht passt.
Mir würde eine Software reichen, die lediglich die Bestellungen aus dem Shop holt und buchhalterisch weiter verarbeiten kann.
Rechnungen drucken, Versand einleiten, Kundenverwaltung etc. würde ich alles über das Shopbackend machen. Mir geht es nur darum die Buchungssätze verarbeiten zu können.
Wenn da jemand einen Vorschlag hat, wäre ich sehr dankbar.

[uptrender]

Der Hinweis zur GOBD und auch zu den sonstigen Anforderungen ist hilfreich:

- du bist nicht grundsätzlich verpflichtet Kunden eine Rechnung zu erstellen. Lediglich Unternehmer haben ein Recht auf eine ordentliche Rechnung nach §14 USt.-Gesetz

- du mußt auch keine Ausgangsrechnungen für die eigene Buchhaltung erstellen/ausdrucken

- da der modified Shop bereits Vorgänge erfasst, könnte man ein einfaches Rechnungsjournal (oder eben Journal, also Auflistung, versendeter Bestellungen)  bereits mit einer Auflistung & Summierung der auf dem Status "versendet" stehenden Bestellungen erzeugen. Maßgeblich wäre das Statusdatum "versendet" dann für Ist-Versteuerer. Gibt es dazu schon ein Modul? Ansonsten kann man sich das auch recht einfach aus der Datenbank rauslassen.

- dieses Rechnungsjournal ist ein Unterbuch - auch in elektronischer Form. Die Monatssumme aller versendeten Bestellungen buchst du in einem Vorgang. Fertig.

Du benötigst also gerade am Anfang und insbesondere als EÜR IST-Versteuerer keine Schnittstelle zwischen Shop & Buchhaltungsprogramm.

Gruß,
Mike

EDIT:

Unter Statistik - Umsatzstatistik hat man ja das Rechnungsjournal. Da gibt es sogar eine Exportfunktion als CSV. Wer unbedingt seine EÜR-Buchhaltung mit vielen Einzelbuchungen unnötig zupflastern will (Steuerberater finden das toll wenn sie sowas selbst machen und nach Zeile abrechnen dürfen), kann das also auch in sein Programm wieder einlesen. Aber auch das Finanzamt gibt den Grundsatz vor, die Buchhaltung nicht unnötig komplex zu gestalten. Es gilt auch dort "keep it simple".

[RobtheTop]

Es gibt hier ein Modul "Bestellungen als CSV exportieren"
Ich habe das noch nicht ausprobiert, aber wäre es damit nicht möglich, relevante Buchungsdaten eben per dieser CSV Datei in ein Buchungsprogramm zu importieren?

Eingangsrechnungen kann man ja händisch buchen, da sich diese, jedenfalls für am Anfang in Grenzen halten.

Edit:
Danke für den Hinweis @uptrender

[Viol]

Teste doch mal kostenlos MeinBüro aus. Da hast Du 30 Tage Zeit. Was allerdings nicht funktioniert, sind mehrdimensionale Attribute. Da Du aber auch versiert programieren kannst, glaube ich, dass Du die Schnittstelle leicht deutlich verbessern könntest.

[RobtheTop]

Naja, Programmieren kann ich etwas, allerdings nicht in PHP. Ich verstehe viele Zusammenhänge und kann hier und da etwas schrauben, aber eine Schnittstelle verändern bekomme ich nicht hin. Ich hatte Mal orgamax versucht, aber eben aus besagtem Problem mit Varianten wieder verworfen. Diese Varianten sind absolut notwendig, ich habe auch das Attributen Kombinations Modul von Karl im Einsatz, was absolut mega ist, aber leider mit keiner Schnittstelle kompatibel ist. Ich meine, es ist verständlich, dass es nicht funktioniert, da es ja mehr oder weniger individuell ist, aber dennoch schade, dass es nicht mit einer Warenwirtschaft funktioniert.
Mhhh. Alles nicht so einfach.